PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA KANTOR DINAS PEKERJAAN UMUM DAN TATA RUANG

Abstract

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan kegiatan penting dalam mendukung kelancaran administrasi pada instansi pemerintahan. Namun, proses pengelolaan surat pada Kantor Dinas Pekerjaan Umum dan Tata Ruang masih dilakukan secara manual melalui pencatatan pada buku agenda dan penyimpanan arsip fisik. Kondisi tersebut menimbulkan berbagai kendala, seperti kesulitan pencarian dokumen, risiko kehilangan arsip, keterlambatan disposisi, serta ketidakefisienan dalam pembuatan laporan. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis sistem pengelolaan surat yang berjalan serta merancang sistem informasi yang mampu meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses administrasi. Penelitian dilakukan melalui kegiatan kerja praktek selama 25 Agustus hingga 7 Oktober 2025 dengan menggunakan metode studi lapangan dan studi literatur. Data dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai alur kerja administrasi surat. Hasil analisis menunjukkan bahwa sistem manual memiliki banyak kekurangan sehingga diperlukan sistem berbasis komputer yang lebih terstruktur. Perancangan sistem dilakukan menggunakan pendekatan UML, terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram, serta dilengkapi dengan perancangan antarmuka yang mendukung kemudahan penggunaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi yang dirancang mampu memberikan solusi terhadap permasalahan yang muncul pada sistem manual. Sistem ini memungkinkan proses pencatatan, penyimpanan, pencarian, dan pengarsipan surat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan aman. Implementasi antarmuka yang sederhana juga mempermudah pegawai dalam mengoperasikan sistem. Dengan adanya sistem informasi ini, proses administrasi menjadi lebih efisien dan terorganisir sehingga berpotensi meningkatkan kualitas pelayanan publik