PENERAPAN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK SURAT KELUAR DI KANTOR KEPALA DESA PERK SEI BEJANGKAR

Abstract

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar di Kantor Kepala Desa Perk Sei Bejangkar masih dilakukan secara manual sehingga sering menimbulkan kendala, seperti keterlambatan pencatatan, kesulitan pencarian arsip, serta risiko kehilangan data. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk menerapkan Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat Keluar berbasis web guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan administrasi surat. Metode pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan studi pustaka untuk memahami proses administrasi surat dan kebutuhan pengguna sistem. Sistem informasi ini dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL serta dirancang dengan menggunakan Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), dan Entity Relationship Diagram (ERD). Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang diterapkan mampu mempermudah proses pencatatan, pengarsipan, dan pencarian surat masuk dan surat keluar secara cepat dan akurat, serta menghasilkan laporan administrasi surat yang lebih terstruktur. Dengan diterapkannya sistem ini, pengelolaan surat menjadi lebih tertata, aman, dan mendukung kelancaran pelayanan administrasi di Kantor Kepala Desa Perk Sei Bejangkar