Perancangan Arsip Digital Untuk Optimalisasi Proses Pengarsipan Dan Pencarian Data Pada Badan Pusat Statistik Kabupaten Batu Bara
Keywords:
Sistem Informasi, Arsip Digital, Pencarian DokumenAbstract
Badan Pusat Statistik (BPS) Kabupaten Batu Bara saat ini masih menghadapi kendala dalam pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar yang bersifat konvensional. Ketergantungan pada pencatatan buku agenda fisik dan penyimpanan dokumen dalam lemari arsip menyebabkan proses pencarian kembali dokumen menjadi lambat, tidak efisien, serta rentan terhadap risiko kerusakan atau kehilangan fisik dokumen. Penelitian ini bertujuan merancang Sistem Informasi Pengarsipan Surat untuk mendigitalisasi proses pengelolaan dokumen dan mengoptimalisasi pencarian arsip di BPS Kabupaten Batu Bara. Perancangan sistem dilakukan melalui tahapan analisis kebutuhan, pemodelan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML), serta implementasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan database MySQL. Hasil penelitian ini berupa aplikasi yang menyediakan fitur pengelolaan surat masuk dan keluar secara terpusat, digitalisasi dokumen melalui unggah file scan, serta dashboard statistik surat. Penerapan sistem ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi penyimpanan, mempercepat akses pencarian data secara real-time, dan menjamin keamanan arsip guna mendukung kelancaran administrasi perkantoran.
References
Aenul Hayat, & Sofiansyah Fadli. (2023). Sistem Aplikasi Buku Tamu Berbasis Web di Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi. Jurnal Ilmiah Sistem Informasi Dan Ilmu Komputer, 3(2), 47–58.
Aufa, M. T., Jasmir, & Rohaini, E. (2024). Perancangan Sistem Informasi Pelayanan Pengaduan Masyarakat Kelurahan Bagan Pete Kota Jambi Berbasis Website. Jurnal Informatika Dan Rekayasa Komputer (JAKAKOM), 4, 937–945.
Aripin, I. (2021). Konsep dan aplikasi mobile learning dalam pembelajaran biologi. Jurnal Bio Educatio, 3(1), 1-9.
Brotokuncoro, A., Fahmi, H., & Utomo, W. H. (2024). Implementasi Konsep Information Retrieval Dengan Metode Case Insentive Search Pada Mesin Pencari Dokumen Quality. Jurnal Hasil Penelitian dan Pengembangan (JHPP), 2(1), 1-9.
Darmansah, T., Nur, A. M., Suryadi, H. S., & Nurarfiansyah, L. T. (2024). Tantangan dan Solusi dalam Pengelolaan arsip di era digital. Jurnal Ekonomi Dan Bisnis Digital, 2(1), 16-20.
Haryadi, D. (2025). Manajemen Arsip Digital: Strategi dan Implementasi.
ResearchGate Publication.
Jamila, H., Saiful, M., & Nurhidayati. (2024). Sistem Informasi Buku Tamu Kantor Desa Aikmel Timur Berbasis Web. Jurnal PRINTER: Jurnal Pengembangan Rekayasa Informatika Dan Komputer, 2(2), 119–127.
Macpal, S., Mewengkang, A., & Paat, W. R. L. (2023). Perancangan Sistem Evaluasi Kinerja Guru di SMK Negeri Tabukan Utara Berbasis Web. Edutik: Jurnal Pendidikan Teknologi Informasi Dan Komunikasi, 3, 543- 551.
Larasati, I., Yusril, A. N., & Al Zukri, P. (2021). Systematic literature review analisis metode agile dalam pengembangan aplikasi mobile. Sistemasi, 10(2), 369-380.
Pradana, S. A., Andika, R., Islam, U., & Sumatera, N. (2025). Berbasis Web Pada Kantor Badan Pusat Statistik. 4307(1), 637–643.
Prasetyo, A., & Husna, R. (2025). Analisis Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. Jurnal Perspektif.
Rattu, P. N., Pioh, N. R., & Sampe, S. (2022). Optimalisasi kinerja bidang sosial budaya dan pemerintahan dalam perencanaan pembangunan (Studi di kantor badan perencanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan daerah Kabupaten Minahasa). Governance, 2(1).
Rustam, M., & Pranata, A. (2024). Implementasi Arsip Digital dalam Efisiensi Penyimpanan. Jurnal Terekam Jejak.
Rosmaniah, S. M., Santoso, B., & Muhidin, S. A. (2022). Digitalisasi arsip statis pada masa pandemi Covid-19 di perguruan tinggi. Jurnal Pendidikan Manajemen Perkantoran, 7(2), 214-224.
Saripati, A., Syawali, D. A., & Akbar, N. F. (2025). Implementasi Metode Waterfall Pada Sistem Buku Tamu Digital Berbasis Web (Studi Kasus: Direktorat Sekolah Dasar). Jurnal Penelitian Terapan Ilmu Multidisiplin, 1, 110-114.
Silalahi, F. D. (2022). Manajemen Database MySQL (Structured Query Language).Penerbit Yayasan Prima Agus Teknik, 1-158.
Syamsudin, & Ali, H. (2024). Pengaruh Sistem Operasi, Database Dan Server Terhadap Sistem Informasi. Jurnal Manajemen Pendidikan Dan Ilmu Sosial, 5, 305–311.
Yanti, F. R., & Y. D. Y. B. P. H. S. (2024). Perancangan Sistem Informasi Buku Tamu Pada Website Kantor Pencarian Dan Pertolongan Kelas A Medan. Jurnal Komputer Teknologi Informasi Sistem Komputer, 2, 480-490.
Valovi, S., Pujianto, P., & Al Kodri, M. N. (2025). Membangun Website Desa Balayan Kecamatan Kisam Tinggi Sebagai Media Komunikasi Digital Menggunakan Php dan MySQL. In Prosiding Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Bisnis (pp. 1512-1521).
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2025 Cindy Adeliya Samosir, Zunaida Sitorus
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 4.0 International License.
