E-Arsip Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat Dan Desa Kabupaten Asahan

Abstract

Perkembangan teknologi informasi mendorong transformasi digital dalam layanan administrasi pada instansi pemerintahan, termasuk di lingkungan pemerintahan desa. Salah satu kegiatan administrasi yang penting adalah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar yang pada banyak instansi masih dilakukan secara manual dengan menggunakan dokumen fisik dan buku agenda. Metode konvensional ini sering menimbulkan berbagai permasalahan seperti kehilangan data, duplikasi pencatatan, lambatnya proses pencarian arsip, serta rendahnya efisiensi dalam penyusunan laporan. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sistem e-arsip surat masuk dan surat keluar berbasis web pada Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Kabupaten Asahan. Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui wawancara, observasi langsung, dan studi pustaka. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis data MySQL. Hasil penelitian menunjukkan bahwa penerapan sistem e-arsip berbasis web mampu meningkatkan efisiensi dan keakuratan pengelolaan surat, mempermudah proses pencarian data, meminimalkan risiko kehilangan dokumen, serta mendukung proses administrasi yang lebih terstruktur. Sistem ini juga berkontribusi dalam meningkatkan transparansi dan efektivitas pelayanan administrasi di lingkungan instansi.