APLIKASI PENGARSIPAN SURAT BERBASIS WEB PADA KANTOR PEMERINTAHAN DESA SEI JAWI-JAWI KECAMATAN SEI KEPAYANG BARAT

Abstract

Pengarsipan merupakan kegiatan administrasi yang penting dalam instansi pemerintahan karena seluruh dokumen harus disimpan secara akurat dan dapat diakses dengan mudah ketika diperlukan. Pengarsipan surat secara manual di kantor pemerintahan desa sering menimbulkan berbagai permasalahan seperti penumpukan berkas, kesulitan pencarian dokumen, serta risiko kerusakan dan kehilangan arsip. Penelitian ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan aplikasi pengarsipan surat berbasis web pada Kantor Pemerintahan Desa Sei Jawi-Jawi Kecamatan Sei Kepayang Barat. Metode penelitian yang digunakan adalah pengembangan sistem dengan model waterfall yang meliputi tahap analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Sistem dikembangkan menggunakan bahasa pemrograman PHP, basis data MySQL, dan lingkungan server XAMPP. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem yang dibangun mampu mengelola surat masuk dan surat keluar secara digital, mempercepat proses pencarian arsip, meningkatkan ketepatan pengelolaan data, serta mengurangi risiko kehilangan dokumen. Aplikasi ini juga mendukung efisiensi administrasi melalui penyimpanan data yang terstruktur dan fitur pelaporan yang membantu meningkatkan efektivitas pengelolaan surat di lingkungan kantor pemerintahan desa.